Los eventos virtuales se han realizado desde principios de los años 2000, por lo que no son nada nuevo, sin embargo, recientemente, el uso de eventos virtuales se ha convertido en una práctica popular en varias industrias. Dado que uno de los mayores acontecimientos ocurridos recientemente es el impacto del COVID-19 en el mundo, esto ha llevado a muchas empresas a cerrar sus puertas o a recurrir a una presencia virtual/en línea. La nueva presencia virtual/en línea significa que las empresas han estado llevando a cabo operaciones regulares de una manera nueva. Algunas de estas operaciones son eventos.
Este blog compartirá por qué y cómo las empresas pueden utilizar los eventos virtuales para su negocio.
¿Qué es un evento virtual?
Un evento virtual es un evento que se celebra a través de Internet, señala la agencia de publicidad Andar. Esto significa que los asistentes no tienen que reunirse en un lugar determinado (aparte de su dispositivo de Internet). Un evento virtual puede ser interactivo o unilateral. Un evento virtual interactivo significa que el anfitrión y los asistentes se comunican o participan en/con el evento. Un evento unilateral significa que el anfitrión transmite el evento y los asistentes se limitan a mirar.
¿Cuándo se utilizan?
Los eventos virtuales se utilizan cuando alguien, o una organización, necesita o quiere compartir información o actividad con otras personas que no asisten a un evento real. Los eventos que se celebran virtualmente pueden utilizarse para muchas cosas. Pueden ser eventos relacionados con la empresa/educación, como seminarios web, salas de exposiciones, formación, conferencias, etc., o eventos relacionados con el entretenimiento, como conciertos, programas, espectáculos, etc.
¿Por qué utilizarlos?
Hay muchas razones por las que se utilizan los eventos virtuales. En el mundo de los negocios, los eventos virtuales proporcionan una alternativa para que las personas se reúnan e interactúen con otras. Especialmente en una época en la que las reuniones en persona son limitadas, tener la opción de reunirse virtualmente da más oportunidades tanto a los asistentes como al anfitrión.
Cómo utilizarlas
No hay una forma específica de utilizar los eventos virtuales, ya que son similares a cualquier otro tipo de evento. Algunas empresas pueden celebrar una reunión, ya sea presencial o virtual, para
- Reunir a personas de diferentes partes del mundo,
- Compartir información con un público masivo al mismo tiempo,
- Ahorrar tiempo y dinero en presentaciones y alquiler de salas,
- Establecer conexiones con personas que de otro modo no tendrían.
La forma de utilizar un evento virtual puede variar en función del motivo, pero a continuación se exponen algunas de las mejores prácticas que puede seguir una empresa cuando celebra un evento virtual.
Mejores prácticas para los eventos virtuales
Los eventos virtuales necesitan algún tipo de planificación para que puedan tener éxito. Eche un vistazo a algunas de estas mejores prácticas.
Elegir la mejor plataforma
Dado que existen muchas plataformas que permiten tener una presencia virtual, una de las cosas más importantes que debe hacer un anfitrión es elegir la que mejor se adapte al tipo de evento. Algunas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir la mejor plataforma para su evento virtual son
- La facilidad con la que alguien puede unirse
- Qué tipo de contenido se va a presentar: si es una presentación, una conferencia, un taller, etc.
- Quién va a asistir al evento
- Qué tipo de evento – es una reunión informal para los empleados, es un acuerdo de negocios, habrá etc.
Una plataforma que puede utilizarse para eventos virtuales es Orbits. Esta plataforma incluye la posibilidad de visitar stands individuales. Esto sería estupendo para eventos de networking, talleres o ferias.
Algunas de las plataformas más utilizadas, para eventos más pequeños, son Zoom y Microsoft Teams. Zoom tiene funciones como levantar la mano y enviar reacciones, lo que es una gran característica para los eventos que incluyen la participación de la audiencia. Microsoft Teams permite la creación de salas de descanso que pueden proporcionar oportunidades de participación individual.
Establecer la hora
Dado que los eventos virtuales permiten que cualquier persona de todo el mundo se una a ellos, un aspecto clave a tener en cuenta a la hora de organizar uno es la hora a la que se celebra. Hay varias zonas horarias en el mundo y, dependiendo de quién sea la audiencia o a quién se quiera llegar, hay que encontrar una hora central que se adapte a la mayoría, si no a todos, los horarios de los asistentes.
Meeting Planner – Find best time across Time Zones es una herramienta genial que puedes utilizar para encontrar la mejor hora para celebrar un evento en función de las diferentes zonas horarias del mundo.
Recogida de datos
Cuando se celebra un evento virtual, es posible que desee saber quién va a asistir. Puede recopilar información creando un formulario de registro. Saber quién asiste a su evento le dará una idea de quién está interesado en lo que usted ofrece. También le dará la oportunidad de volver a ponerse en contacto con ellos.
La información más importante que hay que recoger en un formulario de inscripción es su correo electrónico. Esto se debe a que tendrá esa información como una forma de enviarles un recordatorio sobre el evento, enviar cualquier material, y utilizarla para el remarketing.
Compromiso
Una forma de mantener el interés de su público en el evento es conseguir su participación. Esto se puede hacer de varias maneras, como haciéndoles preguntas, haciendo que envíen respuestas o fomentando el debate entre ellos.
Marketing
Un factor que influye en el desarrollo de un evento virtual es el marketing. El marketing del evento depende de cuál sea su objetivo y de quién quiera que asista. Esto te llevará a elegir las mejores plataformas para anunciar y promocionar tu evento. Por ejemplo, si planeas hacer un taller sobre cómo convertirse en un influencer, querrás anunciarte en las plataformas de medios sociales donde están la mayoría de los influencers, como Snapchat e Instagram.
Otra cosa que hay que tener en cuenta es el tiempo de promoción antes del evento. Una buena regla general es promocionar entre 14 y 16 semanas antes del evento virtual. Esto permite que los interesados compren las entradas necesarias, despejen su agenda y sepan cuándo deben estar preparados.